İş süreçlerinizin tamamını etkin şekilde yürütebilmek, işletmenizin kaynaklarını bir araya getirerek en verimli şekilde kullanmak, işinizi uzaktan da mükemmel derecede takip edebilmek, işletmenin tüm departmanlarının birlikte çalışabileceği bir platform yaratmak istiyorsanız, “Çözüm ERP midir?” sorusuna vereceğiniz yanıt “Evet!” olacaktır.

ERP Nedir?

ERP – Enterprise Resource Planning (Kurumsal Kaynak Planlama), bir işletmenin tüm kaynaklarını bir araya getiren, ileri düzey veri tabanı ve bileşenleri bünyesinde bulunduran, bütünleşik bir yazılım ve donanım sistemi olarak tanımlanabilir. Başka bir ifadeyle ERP, bir çok işletmede gördüğümüz birbirinden farklı yüzlerce excel dosyasının, farklı amaçlarla çalıştırılan mikro yazılımların, kişisel bilgisayarlarda barındırılan ve birbirleri ile gerekli ilişkileri kurulmamış onlarca formun, iş süreçlerinden bağımsız olarak çalıştırılan web sitelerinin / portalların tamamının birbirlerine sistematik bir biçimde entegre edildiği çok katmanlı bir yapı sunmaktadır.

İşletmelerin temel hedeflerinin “kar etmek” olduğu göz önünde bulundurulduğunda, ERP sistemlerinin işletmeye ait tüm verileri bir araya getirerek ve bunlardan doğru ve hızlı bir biçimde anlamlı sonuçlar elde ederek bu amaca hizmet eden en önemli unsur olduğu kolaylıkla söylenebilir.

Büyük ölçekli, kurumsal işletmeler zaten kendi yapılarına uygun böylesi bir sistemi mutlaka kullanmaktalar. Peki ya diğerleri, işlerini büyütebilmek için daha doğru adımlar atmak zorunda olan küçük ve orta büyüklükteki işletmeler? Aslında bu işletmelerin de, mutlaka bir ERP sistemine sahip olmaları gerekmekte.

Peki, nasıl bir ERP ?

Bu noktada karşımıza çıkan sorun, piyasadaki standart ERP sistemlerinin genellikle büyük ölçekli işletmelere ve üretim yapan firmalara yönelik olarak sunulmasıdır. Pek tabii ki, küçük ve orta büyüklükteki işletmeleri hedef alan, hizmet sektörü gibi farklı sektörlere de hizmetler sunan sistemler de mevcut. Ancak, her firmanın iş yapış biçimi bir diğerinden farklı olacağından bu kalıplaşmış çözümler çoğu zaman fayda sağlamamakta ve gereksiz yüksek maliyetlere yol açmaktadır. ERP implementasyonu (ERP implementation) denilen, sistemin işletmeye uyarlanması ile bu sorun bir miktar çözülebilse dahi, istenen sonuçlara ulaşılması her zaman mümkün olmamaktadır.

Burada yapılması gerekenin, firmaya özel bir sistemin oluşturulması ve bunun için firmaya özel, terzi işi (tailor-made) bir yazılım kullanılması olduğunu düşünmekteyiz. Bu çözüme, sadece firmanın ihtiyaçlarına yönelik bir içerik söz konusu olacağından, sanılanın aksine daha uygun maliyetlerle ulaşmak genellikle mümkün olmaktadır.

Bu yöntemin bir diğer faydası da, yazılımın hazırlanması sürecinde işletmenin belki de o ana kadar üzerinde kafa yormadığı, tüm iş süreçlerini yeniden tanımlamasının ve bu süreçlerin daha yalın hale getirilerek, standardize etmesinin zorunlu hale gelecek olmaktadır. Başka bir deyişle, yeni sisteminin yazılım aşamasında ve sonrasında işletme sürekli olarak yaptığı işi gözden geçirme ihtiyacı duyacaktır. Zira klasik bir ERP’ de genellikle standart olarak Üretim Yönetimi, Finans Yönetimi, Muhasebe, Malzeme Stok Yönetimi, Satış Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), İnsan Kaynakları (IK) Yönetimi, Bütçe Yönetimi, Dış Ticaret Yönetimi, Kalite Yönetimi, Bakım Yönetimi, Satış Sonrası Hizmetler, İş Akış Yönetimi, İş Zekâsı gibi çeşitli modüller bulunmaktadır ve bu modüllerin her biri, işletme için bu süreçleri doğru kurgulamak gibi bir zorunluluğu da beraberinde getirmektedir.

Özetle;

Kısaca özetlemek gerekirse düşüncemiz, her ölçekte firmanın, kendi süreçlerinin tamamını kapsayan ve tüm çalışanlarınca ortak kullanılacak bir ERP sistemine mutlaka ihtiyacı olduğu ve bu ihtiyacın kuruma özel bir çözüm ile karşılanmasının (özellikle küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için) daha doğru olacağı yönündedir.