Şirket Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
Özellikle küçük ölçekli işletmelerde, şirket kuruluş vs. evrakının hazır tutulması gereken ” şirket dosyası / klasörü ” pratikte ya tutulmamakta ya da üstünkörü hazırlanıp güncellen(me)diğinden her zaman problemlere yol açmaktadır. Resmi bir başvuruda, bankaya evrak verilmesi gereken durumlarda şirket dosyası açılır ve genellikle bir sonraki ihtiyaca kadar öylece kalır.
Oysa ki, “Şirket dosyası” kurumun en önemli çalışmalarından birisi olup, muhafazası ve güncellenmesi gibi hususlar Finans / Muhasebe departmanının sorumluluğundadır ve önemlidir.
“Şirket dosyası” içeriğinde şu belgeler bulunmalı, evraklar, dosyanın ilk sayfasında yer alan içerik listesinden takip edilmeli, sürekli olarak güncellenmeli ve gerekli ilaveler yapılmalıdır:
·
Şirket Ana Sözleşmesi
Şirket Ana Sözleşmesi
·
Şirket Kuruluş Gazetesi
Şirket Kuruluş Gazetesi
·
Sicil Tasdiknamesi
Sicil Tasdiknamesi
·
Ortaklara Ait İmza Sirküleri
Ortaklara Ait İmza Sirküleri
·
Ortakların Nüfus Cüzdan Fotokopileri / İkamet Belgeleri
Ortakların Nüfus Cüzdan Fotokopileri / İkamet Belgeleri
·
Ticaret Odası Faaliyet Belgesi (Son 6 Ay İçerisinde Alınmış)
Ticaret Odası Faaliyet Belgesi (Son 6 Ay İçerisinde Alınmış)
·
Şirket Araçları Ruhsat Fotokopileri
Şirket Araçları Ruhsat Fotokopileri
·
Ortaklara / Şirkete Kayıtlı Tapu Fotokopileri
Ortaklara / Şirkete Kayıtlı Tapu Fotokopileri
·
Çeşitli Vesilelerle Çıkarılmış Sicil Gazeteleri
Çeşitli Vesilelerle Çıkarılmış Sicil Gazeteleri
·
Vergi Dairesi Şifre Zarfı
Vergi Dairesi Şifre Zarfı
·
SGK Şifre Zarfı
SGK Şifre Zarfı
·
Diğer resmi kurum internet sitelerine giriş için gerekli olan şifreler
Diğer resmi kurum internet sitelerine giriş için gerekli olan şifreler
·
Şirket ile İlgili Tüm Vekaletler
Şirket ile İlgili Tüm Vekaletler
·
SMMM Sözleşmesi
SMMM Sözleşmesi
·
Şirket Banka Hesap Bilgilerinin Toplu Olarak Yer Aldığı Liste
Şirket Banka Hesap Bilgilerinin Toplu Olarak Yer Aldığı Liste
·
İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı
İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı
·
Marka Tescil Belgeleri
Marka Tescil Belgeleri
·
Gerekli Olabilecek Diğer Bilgi ve Belgeler
Gerekli Olabilecek Diğer Bilgi ve Belgeler
·
Vergi Levhası
Vergi Levhası
Burada belirtilen evraklar asıl ve birer adet fotokopi şeklinde arşivlenebileceği gibi, fotokopileri dosyada ve ilgili departmanda, asılları ise şirket sahibinde veya sorumlu müdüründe de bulunabilir.