Toplantılar iş hayatımızın ayrılmaz bir parçası ve hangi formatta olursa olsun işlerimizi yönlendiren ana unsurlardan birisi. Madem ki önemi bu kadar büyük, nasıl verimli toplantı yapılacağı hususunun da üstünde durmak gerekiyor. İnternette konu ile ilgili çokça kaynak olmakla birlikte, dikkatlice incelendiğinde neredeyse tamamının birbirinin kopyası oldukları, sadece bir kaç madde ile konuyu açıklamaya çalıştıkları, genellikle reklam amaçlı bloglar için ve sipariş üzerine yazıldıkları ve belki de hayatında hiç iş toplantısına katılmayanlar tarafından kaleme alındıkları göze çarpmakta.

” Verimli Toplantı Nasıl Yapılır ? ” sorusuna verilebilecek cevapları aşağıdaki şekilde sıralamak istiyor ve bu konudaki en kapsamlı yazıyı sunuyoruz:

 

Toplantılarınızı Kısa Tutun, Mutlaka Zamanında Başlayın ve Zamana Sadık Kalın

Çoğu toplantıyı gereğinden daha uzun yapıyoruz ve genellikle ara vermek durumunda kalıyoruz. Üstelik, verilen aralardan sonra da bir önceki bölümdeki konsantrasyonu sağlamanın imkansız olduğunu görüyoruz. Özellikle sonlara doğru esnemeler, dikkat dağınıklıkları, cep telefonuyla oynama gibi verimsizlik emareleri de en üst düzeye çıkıyor.

İşte tüm bunları yaşamamak adına atılması gereken en önemli adım toplantının başlangıç saati ile toplam süresinin önceden net olarak belirlenmesi, katılımcılarla paylaşılması ve bu süreye mutlaka riayet edilmesidir. Bunun da en önemli unsuru toplantı başlangıç saatine kim olursa olsun, tüm katılımcıların tam olarak uymasıdır.

İdeal bir toplantı için genellikle 1 saatlik süre tavsiye edilmektedir. Zorlayıcı bir durum yoksa toplantıların 1 saati geçmeyecek şekilde organize edilmesi faydalı olacaktır. Diğer maddelerde bahsedilen tüm hususlara dikkat edilirse bu 1 saatlik sürenin fazlasıyla yeterli olacağı görülecektir. Kısa süreli toplantılar ile, özellikle sigara içen katılımcıların dikkatlerinin toplanması da mümkün olabilecektir, ki bu hususun ne kadar önemli olduğunu, ekibinde sigara tiryakileri olanlar çok daha iyi bileceklerdir.

Bu başlıkta sözü edilenlere uymanız, kurumunuzdaki toplantı kültürünün oluşması ve toplantılara atfedilen önemin de çalışanlar arasında yerleşmesi için olmazsa olmazdır.

 

Toplantı Gündemini Önceden Oluşturun ve Gündem Dışına Çıkmayın

Her toplantının bir amacı, bir konusu ve bir gündemi bulunmalıdır ve bu gündem, eğer mümkünse yazılı olarak, toplantı öncesinde tüm katılımcılar ile paylaşılmalıdır. Verimli toplantı için gündem maddeleri dışına kesinlikle çıkılmamalı, konunun dağılması engellenmelidir. Yeri gelmişken hemen bahsedelim, önceden belirlenmiş olan gündem maddelerinin tümünün toplantıda ele alınmasına da ayrıca özen gösterilmelidir.

 

Verimli Toplantı için Katılımcı Sayısını Sınırlandırın

Verimli toplantı için olması gereken katılımcı sayısı üzerine farklı görüşler (7, 9 gibi) olmakla birlikte, söylenmesi gereken asıl husus, toplantıdaki tüm katılımcıların konu ile alakalı olması ve grubun mümkün olduğunca küçük tutulması gerektiğidir.

 

Çalışanlarınıza Toplantıya Katılmama Hakkı Tanıyın

Özellikle son zamanlarda firmalarda böylesi bir eğilimin olduğu göze çarpmaktadır. Motive olmamış, aklı o anda yapması gereken başka bir işte olan, konsantrasyonu düşük katılımcıların toplantının verimini düşürecekleri göz önünde bulundurulduğunda bu eğilimin daha da artacağı düşünülmektedir.

 

Katılımcıların Toplantıya Neden Çağırıldıklarını ve Kendilerinden Beklenenleri Mutlaka Bilmelerini Sağlayın

Verimli toplantı için olmazsa olmazlardan birisi de “Ön Hazırlık” aşamasıdır ve katılımcılar toplantıya ne kadar iyi hazırlanırlarsa, toplantı da o kadar verimli geçecektir. İyi bir hazırlık içinse, katılımcıların toplantıdaki rollerini ve kendilerinden beklenenleri bilmeleri fayda sağlayacaktır.

 

Toplantıda Sadece İlgililer değil, Yetkililer de Olmalıdır

Özellikle orta ve alt kademelerde yapılan toplantıların en büyük problemi bu başlıktır. Zira, bu tür toplantılarda süreç verimli geçse ve tüm katılımcılar tüm iyi niyetleriyle olumlu katkı yapsa dahi, toplantıdan bir sonuç alınması zor olmakta, karar alınamamakta ve uygulamaya geçilmesi için müteakip en az bir toplantı daha yapılması gerekmektedir.

 

Verimli Toplantı için Tek Bir Konu ve Amaç Tesis Etmeye Gayret Gösterin

Toplantı konusu ve sonuçta ulaşılmak istenen amaç ne kadar az olursa, toplantı odağı da o kadar az olacak ve verimlilik yükselecektir. Toplantınızı mümkünse tek bir konu (topic) etrafında şekillendirmeye çalışın.

 

Toplantıya Başlarken Toplantının Amacını, Nasıl İlerleyeceğini ve Zaman Planını Aktarmalısınız

Toplantının başında, toplantıyı düzenleyen ve liderlik eden kişi tarafından toplantıya dair genel bilgiler, toplantı amacı, nelerin ne şekilde tartışılacağı ve zaman planı özetlenmelidir. Belirsizlikler ortadan kalktıkça verimsizliklerin de ortadan kalkacağını göreceksiniz.

 

Özgürlükçü ve Kontrollü Bir Tartışma Ortamı Yaratın

Toplantılarınız mutlaka çok sesliliğe açık olmalı, tüm katılımcılar özgürce fikir beyan edebilmelidir. Ancak, özellikle kısır tartışmalara girilmemesi, eskiye saplanıp kalınmaması, hepsinin ötesinde tartışmaların kişiselleştirilmemesi büyük önem taşımaktadır.

 

Verimli Toplantı için Ortamın Kalitesi Önemlidir, Önem Verin

Çoğu yönetici verimli bir toplantı için toplantının yapıldığı yerin çok önemli olduğunu bilir, ancak çok azı toplantının yapıldığı ortama dikkat eder. Toplantının yapıldığı ortamın sıcaklığı, sessizliği, aydınlatması, masa ve sandalyelerin konforu, teknolojik olanaklar, dikkat dağıtıcıların olmaması ortam kalitesini belirleyen temel unsurlardır. Toplantıda ihtiyaç duyulabilecek olan tüm ekipman ve diğer gereksinimler elinizin altında olmalı, eksikler nedeniyle toplantıya ara verilmesinin, hele ki toplantı salonuna giriş çıkışların önüne geçilmelidir.

 

Geleceğe Yönelik Bir Vizyon Ortaya Koyun, Geçmişe Takılıp Kalmayın

Her ne kadar gelecekteki başarılarımız, geçmişimizden aldığımız derslere ve edindiğimiz deneyimlere bağlı olsa da, toplantılarda sürekli olarak geçmişe saplanılıp kalınması, özellikle hataların döne döne tartışılması, suçlamalarda bulunulması vb. hususlar verimi düşürecek ve amaca ulaşmayı engelleyecek / geciktirecektir. Belli konulardaki istisnai toplantılar dışında, hemen her toplantının hedefi gelecek ve gelecekte ulaşılmak istenen hedeflerle ilgilidir. Bunlar da ancak geleceğe odaklanan toplantılarda ele alınabilir.

 

Mutlaka Bir Katılımcıyı Görevlendirin ve Toplantı Protokolü (Tutanağı) Tutun

Toplantının aktif katılımcılarından veya dışarıdan bir kişi tarafından toplantı katılımcıları, alınan kararlar vb. tüm bilgiler kayıt altına alınmalı ve sonuçlar toplantıdan sonra düzenlenerek katılımcılara yazılı bir şekilde ulaştırılmalıdır.

 

Toplantının Ardından Aksiyon Listesi Oluşturun ve Görevlilerini Belirleyin

Toplantıda alınan kararlar doğrultusunda bir aksiyon listesi oluşturulmalı, bu aksiyonların her biri için görevli(ler) belirlenmeli ve bir önceki madde çerçevesinde, toplantı tutanağına eklenmelidir.

 

Bu yazıda yukarıdaki şekilde sınıflandırdığımız verimli toplantı şartlarına eklenmesi gerektiğini düşündüğünüz başlıklar varsa lütfen paylaşınız.

 

Verimlilik kavramı üzerine işletme yazılarında yer alan diğer yazılar:

Verimlilik Kavramının Genel Anlamı ve Çeşitli Tanımları

Limanlarda Verimlilik

 

 

SUMMARY

Meetings are an integral part of our business life and one of the main elements that guides our work no matter what format. Since it’s so important, it’s important to stand on how to hold a productive meeting. Although there are many sources on the internet about the topic, when carefully examined, almost all of them are copies of each other, they try to explain the subject with only a few items, usually for advertising blogs and on order it is noted that they are written and perhaps written by those who have never attended business meetings in their life.

” How to Make Efficient Meeting ? ” and we offer the most comprehensive article on this topic…