İşletmeYazıları.com : İşletme Yönetimi Üzerine Yazılar...

İşletmelerde Tasarruf İçin Kapsamlı Bir Rehber


işletmelerde tasarruf

İşletmelerde tasarruf konusuna değinmeden önce, birçok yazımda da bahsettiğim üzere, işletmelerin sadece ve sadece bir amacı bulunduğunu ve onun da kar etmek olduğunu bir kez daha vurgulamak istiyorum.

Kar ise çok basit bir ifadeyle, gelirler ile giderler arasındaki pozitif farktır ve şu şekilde formülize edilebilir:

Kar = Gelirler – Giderler

Eşitlikten de görülebileceği üzere, işletmenin tek amacı olan “kar maksimizasyonu” için sadece 2 yol mevcuttur: Gelirleri arttırmak ve/veya giderleri azaltmak. Zannımca işletmecilik de bu 3 kavram arasındaki ilişkiyi yönetmekten ve karın maksimize edilmesinin sağlanmasından başka bir şey olmasa gerek.

Her ne kadar tasarruf kavramını ekonomik kriz dönemlerinde ve işlerin en kötü olduğu zamanlarda hatırlıyor ve tasarruf tedbirlerini sadece bu dönemlerde alıyor olsak da, aslında karlılık için sürekli ve istikrarlı bir tasarruf politikasına ihtiyaç duyduğumuz aşikar. Her ne kadar bütçe disiplini, giderlerin kontrolünü belli oranda garanti etse de, tasarruf kavramını bunun dışında ve bütçelenen giderlerin düşürülmesi çerçevesinde ele almak gerekmekte. Ayrıca; tasarruf etmenin ayıp bir şey olmadığı, tasarruf etmenin personel ve müşterilerin gözünde işletmeyi küçük düşürmeyeceği ve tasarrufun iflastan bir önceki adım olmadığı hususunun da işletmecilerimize empoze edilmesi şart gözükmekte.

İşletmelerde tasarruf tedbirleri bahsinde mutlaka belirtilmesi gereken diğer üç olgu ise, personelde tasarruf bilinci oluşturularak bu konunun kurum kültürünün bir parçası olarak kabullenilmesinin gerekliliği, yanlış tasarruf kararlarının işletmeye faydadan çok zarar getireceğinin bilinmesi ve verimlilik-tasarruf arasındaki dolaylı ilişkidir.

Her işletmenin kendi sektörel dinamikleri ve iş yapış biçimine bağlı olarak uygulayabileceği tasarruf kalemleri farklı olsa da; bu çalışmada, her işletmenin, içeriğinde kendisine uyarlayabileceği başlıklar bulabileceği bir tasarruf kalemleri seti ortaya konmaya çalışılacaktır.

Literatüre ve internet kaynaklarına bakıldığında konunun genellikle belli başlıklar dahilinde ele alındığı, sadece işletmeler özelinde irdelendiği ve işletmelerde tasarruf ile ilgili olarak bir yol haritasının bulunmadığı görülmektedir.

Aslında ünlü danışmanlık firması Boston Consulting Group 2012 yılında konuya genel bir çerçeve çizmiş ve tasarruf edilebilecek alanları 5 ana gider grubu altında toplamıştı. Bu başlıkların tekrar değerlendirilerek, günümüz iş dünyası gerçekleri perspektifinde kapsamının genişletilmesi ve bugüne kadar sunulanların ötesinde bir rehber (gerektiğinde bir kontrol listesi) oluşturmak fayda sağlayacaktır. Bu çalışmanın amacı da budur.

İşletmelerde tasarruf tedbirleri kapsamında değerlendirilebilecek ana tasarruf kalemlerini ve bunlara ait alt başlıkları şu şekilde sıralayabiliriz:

 

İNSAN KAYNAKLARI

Personel Sayısı ve Norm Kadro Kavramı

Kriz ve tasarruf deyince aklımıza gelen ilk kavramdır personel. Kriz anında bir çok işletme derhal personel kıyımı yapmaya başlar. Personel giderlerinin en büyük gider kalemlerinden birisi olduğu doğrudur, ancak kriz bittiğinde aynı nitelik ve deneyimde personeli bulmanın neredeyse imkansız olduğu da gözden kaçırılmamalıdır.

Bu nedenle, bir kriz olsun veya olmasın, işletme faaliyetlerinin norm kadro göz önünde bulundurularak gerçekleştirilmesi çok önemlidir. Bu sayede hem krizlere karşı direnç artmış olacak, hem de sürekli bir tasarruftan söz edilebilecektir. Konu ile ilgili olarak “Norm kadro nedir, neden önemlidir?” başlıklı yazımı da okumanızı tavsiye ederim.

 

İşe Alım Giderleri

Her yeni personel istihdamının bir gideri vardır. Bu giderler çok yüksek olmasa dahi, özellikle yeni istihdam aşamasındaki ilan, değerlendirme, işe alım ve oryantasyon süreçlerindeki maliyetlerinizi gözden geçirmeniz fayda sağlayabilecektir.

İşletmelerde uygulanabilecek tasarruf yöntemleri ile ilgili karar sürecinde, İnsan Kaynakları (İK) kategorisindeki yazılara göz atmanız da faydalı olabilir.

 

Çalışan Ücretleri

Gerek kriz ortamında, gerekse stabil dönemde sürekli olarak çalışan ücretleri üzerinde kontrol sağlanmalıdır. Özellikle kriz dönemlerinde ücret artış oranları çalışanların motivasyonunu düşürmeyecek ölçüde, ancak işletme şartları da göz önünde bulundurularak ve bunlarla sınırlı olmak üzere belirlenmelidir.

 

Huzur Hakları

Şirket ortaklarının ve yönetim kurulu üyelerinin alacakları huzur haklarının da irdelenmesi, bu noktada da bir tasarruf şansı doğurabilecektir.

 

Fazla Mesai Giderleri

Tasarruf zorunluluğu doğuran hallere, özellikle satış hacminin ve üretim ihtiyacının da eşlik ettiği durumlarda, fazla mesai ücretlerinin ortadan kaldırılmasını sağlayacak tedbirlerin alınması işletme için önemli bir tasarruf kalemi olacaktır. Fazla mesai birim ücretlerinin normal ücretlerin üstünde olduğu ve bu noktada sağlanabilecek bir maliyet avantajının, özellikle fazla mesai yoluna sıklıkla müracaat eden işletmeler için önemli boyutlarda olabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

 

Yönetici Ücretleri

Tasarruf tedbirlerinin tabana yayılması, daha eşitlikçi bir yapı kurulması ve gider kontrolünün sürdürülebilir olması adına, özellikle üst yönetim ücretlerinin elden geçirilmesi, ekonomik sıkışıklık dönemlerine denk gelen, yönetici ücretlerine yapılacak artışların diğer personele göre daha düşük tutulması işletmelerde tasarruf açısından önemlidir.

 

Prim ve İkramiyeler

Tasarruf tedbirleri kapsamında kontrol etmeniz gereken noktalardan birisi de çalışan prim ve ikramiyeleridir. Yöneticiler başta olmak üzere, tüm sistem kontrol edilmeli, özellikle performans sistemi optimize edilmeli ve ödüllendirmeler gelir ve giderlere doğrudan etki eden hususlar çerçevesinde yeniden düzenlenmelidir.

 

Yan Haklar

Çalışanlara yıl sonu, bayram vb. özel durumlarda verilen yan haklar da tasarruf tedbirleri kontrol listemize mutlaka eklememiz gereken bir kalemdir.

 

Dışarıya Yaptırılan İşçilik

Günümüz iş dünyasındaki en önemli kavramlardan birisi de dış kaynak kullanımı (outsourcing)’ dir. Bir çok durumda dış kaynak kullanımı, işletmenin kendi faaliyetlerine odaklanması yönünde büyük bir fırsat sunarken, bazı durumlarda make & buy (yap & satın al) kararları yanlış yönde verilebilmekte veya kararın verildiği döneme göre mevcut şartlar değişmiş olabilmektedir. Bu nedenle, işletmelerde tasarruf kalemleri gözden geçirilirken, bu hususun da her defasında masaya yatırılması fayda sağlayacaktır.

 

Personel Eğitim Bütçesi

Personel eğitim bütçesi de kontrol edilmeli, doğru personele doğru eğitimin aldırıldığına emin olunmalıdır. Özellikle İK bütçeleri açısından bu husus da bir tasarruf kalemi olabilir.

 

Kırtasiye Bütçesi

Her ne kadar küçük bir gider kalemi olarak görülse de, biliyoruz ki kırtasiye giderleri her türden şirket için en kolay tasarruf yapılabilecek başlıklardan birisidir. Kağıt, fotokopi, kırtasiye ürünleri, kartuş – toner vb. kalemlerde önemli tasarruflar sağlanabilir.

 

Danışman Ücretleri

Bir çok şirket için danışmanlık ücretleri önemli bir gider kalemidir ve çalışma şartlarında yapılacak güncellemeler ile burada da tasarruf yapılabilir.

 

Mali Müşavir ve Denetim Ücretleri

Genellikle büyük tutarlarda olmasa da, mali müşavir ve mali denetim hizmetlerinde de bir miktar tasarruf yapılması değerlendirilebilir.

 

Kıdem ve İhbar Tazminatı

İnsan kaynakları çalışmaları dahilinde, kıdem ve ihbar tazminatı politikalarında gerçekleştirilebilecek düzenlemeler ile gider düşüşü yaşanabilmektedir.

 

Emeklilik Durumları

Bazı özel durumlarda, çalışanların emekliliklerine ilişkin geliştirilecek politikalar, giderlerin azaltılmasına yardımcı olabilecektir.

 

Yemek Giderleri

Özellikle kalabalık işletmeler için yemek giderlerinin detaylı analizi önem taşımaktadır ve içerisinde tasarruf imkanı barındırmaktadır.

 

İçecek Giderleri

Genellikle sıralamanın sonlarında olsa ve ağır kriz şartlarında uygulansa da, işyerinde tüketilen içecekler ve personel ikramları da işletmelerde tasarruf tedbirleri bakımından kontrol edilmelidir. Özellikle çay ocağı vb. yapıları bünyesinde barındıran ve hatta bu işle ilgili çalışan istihdam eden işyerlerinde bu kalemde de ciddi gider avantajı yaratılabilmektedir.

 

Çalışma Şekilleri Optimizasyonu

2020 yılına girdiğimiz şu günlerde bilişim sektörü başta olmak üzere, neredeyse tüm iş kollarında farklı çalışma şekilleri söz konusu olmakta, belli bir çalışma yerine ve sabit mesai saatlerine bağlı kalarak çalışma yerini, home office çalışma, part-time (kısmi süreli) iş sözleşmeleri, coworking alanları, esnek mesai saatleri gibi yenilikçi metodlara bırakmaktadır. İşte tam da bu noktada işletme şartlarına uyumlu, yaratıcı fikirler geliştirilerek tasarruf edilebilmektedir.

 

İzin Yönetimi

Özellikle üretimin yavaşladığı, makine bakımlarının yapıldığı, stok seviyesinin yükseldiği dönemlerde toplu izin kullanımları yapılabilir. Bu sayede hem o dönem için sabit giderlerde düşüş sağlanabilir, hem de farklı tarihlerde kullanılan izinlerden kaynaklanan verim düşüşlerinin önüne geçilebilir. İzin yönetimi bir çok sanayi kuruluşunda kullanılan standart tasarruf yöntemlerinden birisidir.

 

Eğlence ve Organizasyonlar

En kolay tasarruf edilebilecek ve şirket faaliyetlerini olumsuz etkileme ihtimali en düşük olan kalemlerden birisidir. Kriz dönemlerinde tamamen iptal edilmesi (veya maliyetsiz bir şekilde gerçekleştirilmesi) yoluna gidilmeli, diğer dönemlerde ise daha düşük maliyetle gerçekleştirilmesi tercih edilmelidir.

 

SATIŞ VE PAZARLAMA

Ekibin Detaylı İncelenmesi

Her ne kadar İnsan Kaynakları bağlığı altında incelenebilecek olsa da, özellikle pazarlama faaliyetlerini yoğun olarak yürüten işletmeler için bu başlık altında, ayrıca ve detaylıca kontrol edilmesi gereken bir kalemdir. Bu noktadaki önemli kararlar, ekip büyüklüğü, ekibin kompozisyonu, satış stratejileri olarak özetlenebilir.

 

Prim Sisteminin Takibi

Özellikle, satış ekibinin büyük ve satış primlerinin personel ücretlerine oranının yüksek olduğu hallerde, bu husus da tasarruf açısından önem kazanmaktadır. Doğrudan satışa yönelik primlerin verilmesi, diğer KPI’ ların geri plana atılması vb. tedbirler ile primlerin daha etkin bir biçimde dağıtılması sağlanabilmektedir.

 

Reklamlar

Reklamlar, şirketlerin gider bütçeleri içerisinde en büyük paya sahip olan kalemlerden birisidir. Ekonomik sıkışıklık dönemlerinde reklam faaliyetlerine ara verilmesinin yanlış bir eylem olduğunu vurgulamakla birlikte, böylesi dönemlerde reklam mecralarında, reklam içeriklerinde vb. hususlarda yapılabilecek bir çok tasarruf hamlesi olduğunu da belirtmek istiyorum.

 

Fuar Katılımları

Şirketinizin katılımcı ve/veya ziyaretçi olarak katıldığı tüm fuarların listesini yapmanız, her birisinin maliyetlerini listelemeniz ve sonuçlarını tartışmanız atmanız gereken ilk adım olacaktır. Göreceksiniz ki, önemli bir gider kalemi olan fuarlar bakımından da bir çok tasarruf noktasına ulaşabileceksiniz.

 

Promosyon Seçimi

Satış ve pazarlama bütçeleri içerisinde belli bir ağırlığı bulunan promosyon malzemelerinin ve dağıtım politikalarının elden geçirilmesi de işletmelerde tasarruf yöntemlerinin başlarında gelmektedir.

Basın Toplantısı / Lansman Giderleri

Belli büyüklükteki işletmeler için geçerli olan bu gider kalemi de, kolaylıkla by-pass edilebilecek veya daha düşük maliyetle gerçekleştirilebilecek çalışmalardan birisidir.

 

Bayi Primleri

Pazarlama karması içerisindeki “Dağıtım” unsurunun ana başlıklarından birisi olan bayilik sistemi ve bayi primleri de -krizlerden bağımsız olarak- işletmelerin sürekli kontrol etmeleri ve gerekli müdahaleleri yapmaları gereken bir husustur. Yüzdeleri düşürmektense, 1-2 puan dahi olsa, dağılımları ve şartları optimize etmek büyük faydalar sağlayabilmektedir.

 

İskonto Yapısı

Her ne kadar gelir ile ilişkili görülse de, iskontoların brüt satışları azaltıcı rolü nedeniyle gider olarak görülmesi gerektiğinden hareketle bir tasarruf kalemi olarak değerlendirilmesi yanlış olmayacaktır. İskonto yapısının sürekli olarak kontrol edilmesi ve işletme lehine düzenlemelerin yapılması ciddi ve olumlu sonuçlar doğurabilmektedir. Hangi şartlarda, kimlere ve hangi oranlarda iskonto tanımlandığının kontrolü ile başlatılacak çalışmalar, yıllık toplam iskonto yükünün belirlenmesi ve farklı iskonto şartları için farklı simülasyonlar yapılması ile sürdürülebilir.

 

İade Oranları

İskonto hususunda olduğu gibi iade oranları konusunda da aynı şekilde bir düşünce yapısı geliştirilmelidir. İade kabul şartları ve politikalarında yapılabilecek iyileştirmeler ile işletmelerin ciddi fayda sağlamaları işten bile değildir.

 

Satış Giderleri

Burada sayılanlar haricindeki satış giderlerinin kontrolü de tasarruf açısından fayda sağlayabilecektir.

 

Marka / Patent / Know How Giderleri

Çok sayıda markaya sahip şirketler, faaliyetleri gereği patent almaları gereken firmalar ve know how transferi ile iş yapanlar için bu kalemler ciddi gider yükü getirebilmektedir. Özellikle patent konusundaki teşviklerden yararlanılması, kullanılmayan markaların satışı gibi tedbirlerle bu kalemlerden de ilave kaynak yaratılabilecektir.

 

Temsil ve Ağırlama Giderleri

Temsil ve ağırlama giderleri, özellikle satış fonksiyonu gelişmiş olan işletmeler için çok ciddi bir gider unsurudur. Bazı radikal örneklerde, müşteri ile yapılan toplantılardaki ikramlıkların iptal edilmesi gibi uygulamalar dahi görülebilmektedir. Belki bu kadar olmasa da, özellikle dışarıda oluşan giderlerin kontrol altına alınması fayda sağlayacaktır.

 

Ambalaj Kararları

İşiniz gereği ambalaj malzemesini çokça kullanıyorsanız, bu doğrultudaki yasal düzenlemeleri çok yakından takip etmeli, genellikle dışa bağımlı olduğumuz bu hususta ortaya konabilecek tasarruf imkanlarını değerlendirmelisiniz.

 

Katalog vs. Baskı Giderleri

Reklam başlığı altında incelenebilecek olmakla birlikte, katalog vb. basılı materyaller üzerinden sağlanabilecek tasarruflar da değerlendirilmelidir. KOSGEB destekleri ile basım veya dijital katalog kullanmak bu noktada işletmelere yardımcı olabilecek iki basit fikirdir.

 

ÜRETİM

Hammadde Yönetimi

Üretim şirketleri için belki de en önemli tasarruf kalemi, hammadde alışlarında sağlayabilecekleri maliyet avantajlarıdır.

 

Akaryakıt Giderleri

Üretimde veya dağıtımda kullanılan akaryakıt giderleri de mutlaka gözden geçirilmeli, tasarruf imkanları araştırılmalıdır.

 

Üretim Planlaması

Üretim işletmelerinin ayakta kalabilmesi için zaten bir ön şart olan doğru üretim planlaması, özellikle kriz dönemlerinde daha fazla önem taşımaktadır. Böylesi dönemlerde maliyet odaklı bir üretim planlaması yapılması beraberinde karlılık bakımından ciddi faydalar sağlayacaktır.

 

İşletme Sarf Giderleri

Çoğu zaman gözden kaçırılsa da, sarf malzemelerinin maliyetleri ve bu maliyetlerin üretim maliyetlerine etkisi ciddi boyutlarda olabilmektedir. Kolaylıkla tasarruf edilebilecek bu kalemi de atlamayın derim.

 

Makine Yedek Parça Giderleri

Üretimde kullanılan makinelerin yedek parça giderleri de kontrol altına alınması gereken tasarruf unsurlarından birisidir.

 

Tamir, Bakım ve Onarım Giderleri

Üretimde kullanılan makine ve teçhizatın tamir, bakım ve onarım giderleri, bu süreçlerin hangi kanallardan ve ne şekilde sağlandığı hususları da kontrol edilmesi gereken kalemlerdir.

 

Sigorta Poliçe Giderleri

Büyük ölçekli firmalarda ve buna mukabil önemli yatırımların sigortalanmasında ortaya çıkabilecek giderler, durumun önemi nedeniyle çoğunlukla bir zorunluluk gibi görülmekte ve sorgulanmamaktadır. Poliçe yenilemelerinde farklı firmalar ve farklı modeller üzerinde tekrar bir değerlendirme yapmak faydalı olabilir.

 

AR-GE Kararları

Krizi bahane edip Ar-Ge harcamalarını kısmak veya bu faaliyetlere ara vermek yanlış bir tutumdur. Krizin bir gün biteceği unutulmamalıdır. Ancak, böylesi dönemlerde Ar-Ge çalışmalarının daha kısa vadede sonuç verebilecek alanlara yönlendirilmesi, Ar-Ge faaliyetleri ile ilgili olarak devletin uyguladığı teşvik ve destek politikalarından yararlanılması mutlaka düşünülmelidir.

 

Üretimde Kullanılan Enerji Girdileri

Her üretim firmasının en büyük giderlerinden birisi hiç şüphesiz enerji giderleridir ve özellikle fabrikalarda gün ışığından yararlanma yönünde atılmış adımlar, klasik tasarruf tedbirlerinin temelini oluşturmaktadır. Konu sadece gün ışığından yararlanmak ile sınırlandırılmamalı, tüm boyutları ile ele alınarak bir enerji programı ortaya konmalıdır.

 

Geri Dönüşüm Olanakları

Her ne kadar geri kazanım bilinci yavaş yavaş toplumumuzda yer etmeye başlasa da, bu anlamda kat etmemiz gereken daha çok yolumuz olduğu da tartışılmaz. İşletmelerde de durum çok farklı değil aslında. Bu nedenle, üretim başta olmak üzere, tüm proseslerden ortaya çıkacak atıkların yeniden kullanımı amacıyla çalışmalar yürütülmeli, geri kazanım amacıyla bunların dışarıya satış olanakları değerlendirilmeli ve bu sayede hem tasarruf ortamı yaratılmalı hem de çevre duyarlılığı açısından ilerleme kaydedilmelidir.

 

LOJİSTİK, ULAŞIM, SEYAHAT

Stok Seviyesinin Azaltılması

Özellikle üretim firmaları için en büyük tasarruf kalemlerinden birisi stok seviyesini düşürmekten geçmektedir. JIT, yalın üretim gibi metodlar kullanarak daha düşük stok seviyesi ile üretim yapabilir, gereksiz stok maliyetlerinden kurtulabilirsiniz. Stok ile ilgili rasyolarınızı kontrol etmeyi unutmayın !

 

Depo Konumlandırılması

Birden fazla deponun kullanıldığı durumlarda, hatalı seçilen lokasyonlar ve gereksiz ödenen kiralar da tasarruf potansiyeli taşımaktadır.

 

Depo Otomasyonu

Depo konumu ve kiralama maliyetlerinden ayrı olarak, depo işletme giderlerinizin kontrolü de fayda sağlayabilecektir. Özellikle otomasyon kullanarak bir çok gereksiz giderden kurtulacağınızı unutmayın.

 

Lojistik Planlaması ve Tedarik Zinciri Yönetimi (Supply Chain Management)

Lojistik süreçlerinizin en baştan en uca kontrolü neticesinde de tasarruf edilebilecek kalemler bulacağınız mutlak. Etkin bir tedarik zinciri yönetimi uygulamak için gerekli tedbirleri vakit kaybetmeden almalı ve bu zincir boyunca söz konusu olabilecek tüm maliyet azaltıcı fırsatları değerlendirmelisiniz.

 

Filonun Gözden Geçirilmesi

Özellikle kendisine ait ve geniş bir araç filosuna sahip işletmelerin, satın alma & kiralama kararları, araç gençleştirme operasyonları gibi hususlarda yaptıkları tasarruflar önemli boyutlarda olmaktadır.

 

Seyahat Masrafları

Seyahatlerin azaltılması, seyahat sürelerinin azaltılması, ulaşım araçlarının kontrolü gibi tedbirler uygulanabilir.

 

Konaklama Masrafları

Seyahat masrafları kalemine paralel olarak, konaklama yerlerindeki işletme standartlarının değiştirilmesi, kurumsal sözleşmelerin yenilenmesi, konaklama sürelerinin kısaltılması gibi tasarruf tedbirlerini de mutlaka uygulamalısınız.

 

Acente Masrafları

Seyahat organizasyonları ve biletlemeler için olsun, lojistik servisler için olsun, bugün bir çok işletme acenteler ile çalışmaktadır ve özellikle bir kaç yıldan sonra, oluşan güven ilişkisi ve işletme körlüğü nedeniyle çalışma şartları işletme aleyhine sürdürülmektedir. Bu nedenle, çalıştığınız acenteler ile yaptığınız sözleşmeleri, çalışma şartlarını ve aldığınız hizmetin piyasadaki bedellerini belirli periyotlarda kontrol etmeniz fayda sağlayacaktır.

 

Yöneticilere Tahsis Edilen Araçlar

Şirketin üst düzey yöneticilerine tahsis ettiği araçlar genellikle lüks segmentte olmaktadır. Dolayısı ile, tasarruf için de büyük bir potansiyel barındırmaktadır. Özellikle kriz dönemlerinde, belirli bir planlama çerçevesinde bu araçlar üzerinden bir tasarruf imkanı yaratılabilecektir.

 

Taşıt Tamir ve Bakım Giderleri

Geniş taşıt filosuna ve taşıtların mülkiyetine sahip olan işletmeler için bunların tamir ve bakımları oldukça önemli bir gider kalemidir. Bu kalemdeki son 1 yıllık giderleri incelediğinizde, tasarruf edilebilecek noktalar bulmanız oldukça muhtemeldir.

 

Video – Konferans Kullanımı

Seyahatler ve ilgili diğer gider kalemleri ile birlikte değerlendirilebilecek olan bir nokta da video – konferans kullanımıdır. Uzaktan görüntülü görüşme ile halledilebilecek her görüşme bu şekilde yapılmalıdır. Bugün çok gelişkin video – konferans sistemlerinin yanı sıra sadece cep telefonları üzerinden dahi gayet yeterli kalitede toplantılar gerçekleştirebilmek mümkündür. Skype gibi ücretsiz programlar dahi işinizi ziyadesiyle görecektir. Özellikle yurt dışı görüşmelerinizi bu şekilde yapmaya gayret göstermeniz tavsiye olunur.

 

İşletmelerde Tasarruf için Başlama Noktası : Satın Alma Süreçleri

Satın alma süreçlerinde optimizasyon, belki de en önemli tasarruf kalemidir veya daha düzgün bir ifade ile, tüm tasarruf çalışmalarının başladığı (başlaması gereken) noktadır. Buradaki ana rol ise hiç kuşkusuz satın alma sorumlularınızdadır. Bu en kritik nokta için mutlaka işinin ehli kişilerle çalışmalı ve satın alma maliyetlerinizde avantaj yakalamalısınız. İyi bir satın alma pazarlığı, işletmeler için tahmin edilemeyecek maliyet avantajları yaratabilmektedir. Yeri gelmişken değinmeden olmaz; işletmelerde çalışan suistimalinin yaşandığı başlıca noktalardan olan satın alma süreçlerinizi, bu bilinçle ve bu gözle bir kez daha değerlendirmeniz faydalı olacaktır.

 

Küçük Çaplı Kargo Giderleri

Genellikle büyük çaplı gönderilerimize, lojistik süreçlerimize odaklandığımızdan çoğu zaman, çoğunlukla ofis işlerimiz için kullandığımız küçük kargo gönderilerinin giderlerini görmezden gelmekteyiz. Oysa ki, aynı şehir içerisinde ve aynı rut üzerinde yer alan, elden teslimi çok daha ucuz olabilecek toplu gönderilerin kargo ile gönderilmesi, hiç gerekmediği halde kargo gönderimi, yersiz olarak kargo giderini üstlenen taraf olunması, kargo şirketleri ile yapılan dezavantajlı anlaşmalar, aynı noktaya tek bir kargo yerine birden fazla defada gönderim yapılması, yanlış ambalajlama gibi nedenlerle fazladan para ödenmektedir.

 

Araç Takip Sistemleri

Şirket araçlarınızın tümünde gerek güvenlik, gerekse gider kontrolü açısından mutlaka araç takip sistemi bulunmasını sağlayın. Bununla birlikte, kurumsal yakıt satın alma sistemlerinin tercih edilmesi de fayda sağlayacaktır.

 

Araç Kiralama Stratejileri

Sadece kendinize ait araçlarla işlerinizi yürütüyor olabilirsiniz. Belki de bazı araçların mülkiyeti size ait, bazıları ise kiralık olabilir veya tüm araçlarınızı kiralamış olabilirsiniz. Bunun için şu strateji doğrudur demek maalesef mümkün değil. Başka bir deyişle, her işletmenin kendi şartları ve içerisinde bulunduğu zaman itibariyle bu kararı vermesi, daha sonrasında ise mevcut durum doğrultusunda bu kararı gözden geçirmesi gerekmektedir. Araç kiralama çok önemli bir gider kalemidir ve üzerinde titizlikle durulması gerekmektedir.

 

Otopark Giderleri

Çok öncelikli olmamakla birlikte, otopark giderleri de kontrol edilmesinde fayda olan bir gider kalemidir.

 

OFİS, KİRA, BİNA

Haberleşme Giderleri

Telefon faturalarınızı ve internet kullanım ücretlerinizi kontrol etmek oldukça önemlidir. Günümüz teknolojilerinden yararlanarak, bu kalemde de dikkate değer tasarruflar sağlamanız olası. Sanal santral çözümleri, fiber internet altyapısı gibi yenilikçi teknoloji ve hizmetleri takip etmeniz fayda sağlayacaktır.

 

Kira Kontratları

Sektörü ne olursa olsun, kendi mülkünde çalışan az sayıdaki firma dışında hemen tüm işletmelerin maliyet kalemlerinin en önemlilerinden birisi kiralardır. Özellikle, perakende gibi sektörler için kira giderleri ve kiraya bağlı rasyolar konusu ayrı bir öneme sahiptir. Benzer bir durum da, çok şubeli yapılarda görülmektedir. Bu nedenle kira kontratlarınızı gözden geçirmeniz, bir sonraki yılın artışını minimum düzeyde tutmaya çalışmanız, gerektiğinde mekan değiştirmeniz bütçenize büyük fayda sağlayacaktır.

 

Ödenen Aidatlar

Genellikle küçük bir gider kalemi olsa da, kira kalemi altında değerlendirebileceğimiz aidat giderleri konusu da dikkate değerdir. İşletmelerde tasarruf denildiğinde, küçük büyük tüm maliyet ve gider unsurlarının kastedildiği unutulmamalıdır.

 

Tasarruflu Aydınlatma

Aydınlatma giderleri, bir çok işletme için önemli bir enerji gider türüdür. Üretim bahsinde sözünü ettiğimiz total enerji verimliliği dışında, özellikle ofis ve çalışma alanlarındaki aydınlatma giderleri de, gün ışığından daha fazla yararlanmak ve daha da önemlisi tasarruflu aydınlatma ekipmanları kullanmak suretiyle düşürülebilecektir.

 

Su Kullanımı

Kalabalık ofis ortamları ve müşteri yoğunluğunun söz konusu olduğu işletmelerde, su kullanımı da tasarruf edilebilecek bir kalem olarak karşımıza çıkmaktadır. Kullanım suyu olarak, susuz pisuvarlar, düzenli bakım gibi önlemler alınabilirken, damacana su konusunda da çalışanlar bilinçlendirilebilir, toplu sözleşmeler yoluyla birim maliyet düşürülebilir.

 

A Sınıfı Cihaz Kullanımı

Rezistanslı cihazlar ve klimalar başta olmak üzere, fazla elektrik enerjisi tüketen cihazların en tasarruflu enerji sınıfında olmasına dikkat edilmelidir. Yeni alımlarda mutlaka bu kriter gözetilirken, eski teçhizat da bu doğrultuda yenilenmelidir.

 

Ofiste Verimli Alan Planlaması

Belki ekibinizin konforundan bir miktar feragat etmeniz gerekecek olsa bile, özellikle ekonomik sıkıntıların söz konusu olduğu dönemlerde, ofis ve çalışma alanlarının daha verimli kullanılması, kira ve enerji maliyetlerinin düşürülmesini sağlayacak; yeni kiralama ihtiyaçlarını ortadan kaldırabilecektir.

 

Bakım Sözleşmeleri

İşletmenizde, teknik altyapınız için imzalamış olduğunuz bakım sözleşmelerini elden geçirmek, gerekli durumlarda outsource edilmiş işleri in-house olarak bünyenize almak fayda sağlayabilir.

 

Isınma Giderleri

2008 krizi gibi ciddi krizlerde ofislerdeki ortam ısısın 2 derece kadar düşürüldüğüne dahi şahit olduk. Bunu yapanlar da tanınmış, büyük firmalardı. Tasarruf konusu öyle bir çalışma sahasıdır ki, bu kadar ince detaylara dahi inilebilmekte ve işletmeye ama az ama çok kaynak yaratılabilmektedir. Siz de ısınma giderlerinizi bir kontrol edin derim.

 

Elektrik Sözleşmesi

Günümüzde elektrik hizmetleri farklı firmalardan alınabilmekte ve serbest piyasa kurallar doğrultusunda ek avantajlar yaratılabilmektedir. Tüketim miktarınıza bağlı olarak kontrol etmenizde yarar var.

 

Asansör Kullanımı

Pek bilinmez ama binalardaki en büyük elektrik tüketim noktalarından birisi asansörlerdir ve ağır kriz şartlarında asansör kullanımının kısıtlanması görülen bir tedbirdir. Belki buna ihtiyacınız olmayacaktır ancak, hem işletme hem de bakım maliyetlerinizi gözden geçirmeniz fayda sağlayabilecektir.

 

Temizlik ve Hijyen Giderleri

Yekün tutmadığı için genellikle göz ardı edilen ve temizlik personelinin insafına bırakılan bu kalemde de belli sınırlar dahilinde tasarruf şansı bulunmaktadır. Bu alanda dış kaynak kullanan ve bu işi taşere eden işletmelerin özellikle gider kontrolü yapmaları gerekmektedir.

 

Tamir, Bakım ve Onarım Giderleri

Bu gider kalemi de belli ölçülerde tasarruf olasılığı barındırmaktadır ve bir önceki dönemde buraya ayrılan bütçe üzerinden bir gider listeleme çalışması fayda sağlayabilecektir.

 

FİNANSMAN

Finansman Giderleri

Günümüzde işletmelerin neredeyse tamamı kredi yoluyla dışarıdan finans sağlamakta ve “Faiz Giderleri” kalemi karlılığı yavaş yavaş aşındırmaktadır. Daha düşük maliyetle borçlanma, dosya ve sigorta masrafı gibi finansman giderlerini düşürme yöntemleri karlılığınız üzerinde ciddi derecede olumlu etkiye sahip olacaktır.

 

Bankacılık Giderleri

Kredi faiz ve diğer finansman giderlerinden farklı olarak, bankacılık işlemlerine de yüklü miktarlar ödemekteyiz. Yıllık toplu işlem paketleri alarak çek, pos gideri, eft / havale ücretleri gibi kalemlerde tasarruf sağlayabilir, kredi kartı aidatlarını iptal ettirerek ve bunun da ötesinde bankacılık giderleri ile ilgili olarak bankacınız ile pazarlık ederek işletmenize avantaj sağlayabilirsiniz.

 

POS Komisyon Giderleri

Finansman ile ilgili olarak bir diğer tasarruf kalemi de pos komisyon giderleridir. Özellikle satışlarının büyük kısmını kredi kartı ile yapan (ki günümüzde neredeyse tüm işletmeler bu şekilde çalışmaktadır) ve geçen tutarı 1-3 gün arasında hesabına aktaran (piyasa diliyle ertesi gün ile çalışan) işletmeler için çok büyük bir gider kalemidir. İşletmenizde uygulayabileceğiniz tasarruf tedbirlerine bakarken de, kredi kartı ile tahsilat stratejinizi tekrar değerlendirmeniz, taksit miktarlarını gözden geçirmeniz, gerekirse blokajlı çalışmayı düşünmeniz, bankanız ile komisyon oran ve masrafları ile ilgili olarak pazarlık yapmanız çok faydalı olacaktır.

 

Vergi Yönetimi

Doğrudan bir tasarruf kalemi olmasa da, net çıkışlar anlamında sağlayacağı fayda nedeniyle vergi yönetimi hususunu da değerlendirmelisiniz. Vergi öteleme, vergiden kaçınma gibi kavramları mali müşaviriniz ile tartışmanız, bu anlamda kanunların tanımış olduğu haklar çerçevesinde neler yapılabileceğini değerlendirmeniz gerekmektedir.

 

Demirbaş Alım Kararları

Tasarruf dönemlerinde küçük veya büyük her türden demirbaşın alımına hassasiyetle yaklaşılmalı ve adım atmadan önce iki kere düşünülmelidir.

 

Bina / İnşaat Giderleri

Genel anlamıyla yatırım kararları da tasarruf tedbirleri anlamında önem arz etmektedir. Özellikle, faaliyetlere doğrudan yansımayacak bu gider kalemleri derhal elemine edilmeli, gerekirse itibardan biraz tasarruf edilmelidir.

 

Taşıt Alım Kararları

Benzer şekilde  taşıt alım kararları da bu doğrultuda gözden geçirilmeli ve sağlanabilecek maksimum tasarruf hedeflenmelidir.

 

İstihdam Teşvikleri

Çoğu zaman gözümüzden kaçsa da, belirli kurallar çerçevesinde sağlanan istihdam, özellikle son yıllarda ciddi oranda teşvik edilmekte ve bu kurallar çerçevesinde istihdam artışı sağlayan işletmelere büyük faydalar sağlamaktadır. Bu nedenle, gerekirse bu konuda çalışan özel firmalar ile görüşüp, yıllık bir istihdam stratejisi belirlenmesi tasarruf anlamında fayda sağlayacaktır.

 

Teşvikler

Sadece istihdam için değil, teknolojik konular başta olmak üzere daha bir çok konuda farklı teşvikler söz konusudur. Siz de özellikle projelerinizi bu teşvik ve destekler doğrultusunda şekillendirebilir ve zaten yapmakta olduğunuz / yapacağınız giderlerin tamamını veya bir kısmını bu desteklerden karşılayabilirsiniz. KOSGEB bu konuda başvuracağınız ilk adres olacaktır.

 

Demirbaş Satışları (Doğrudan ve Dolaylı Etki)

İşletmenizin yapısına bağlı olarak, elinizde atıl duran veya beklenen faydayı sağlamayan demirbaşın satılması doğrudan gelir getirmesi, depolama maliyetlerinde düşüş ve tamir bakım masraflarında tasarruf gibi olumlu sonuçlar doğuracaktır.

 

Sabit Ödeme Günleri

Ödemelerinizi sadece haftanın / ayın belirli günlerinde yapacak şekilde planlamanız, sağlayacağı diğer finansal faydaların yanı sıra, personel verimliliği anlamında da katkı sağlayacak ve bu bakımdan bir tasarruf ortaya çıkaracaktır.

 

BİLGİ TEKNOLOJİLERİ (BT)

Yazılımlar / Lisanslar

Günümüzde işletmelerde tasarruf edilebilecek önemli kalemlerden birisi de yazılım / lisans giderleridir. Bu noktada nereye ve ne kadar harcadığınıza odaklanmanız, IT ekibinizle durumu değerlendirmeniz ve tasarruf edilebilecek boşluklar bulmaya çalışmanız tavsiye edilmektedir.

 

Server (Sunucu) Maliyetleri

Yaptığınız iş her ne olursa olsun, muhtemelen sunuculara USD üzerinden ve yüklü miktarlarda para ödemektesiniz. Yine IT ekibinizle yapacağınız değerlendirme neticesinde, sunucu maliyetleri tarafında söz konusu olabilecek tasarruf şanslarını ortaya koyabilirsiniz.

 

Servis (Bakım) Anlaşmaları

Günümüzde bir çok işletme donanım konusundaki bakım ve servis ihtiyaçlarını dışarıdan almakta, bunu da yıllık servis anlaşmaları ile sağlamaktadır. Bu anlaşmaları tekrar incelemeniz ve pazarlık yapmanız da fayda sağlayabilir.

 

KVKK ve Bilgi Güvenliği Maliyeti

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde ve diğer faaliyetlerinize ilişkin bilgi güvenliği ve teknoloji altyapı nedeniyle katlanmak durumunda olduğunuz maliyetler ile ilgili olarak da dikkatli olmakta yarar var. Böylesine önemli bir konuda, risk almadan yapabileceğiniz bazı tasarruflar söz konusu olabilir.

 

Dijitalleşme (Sanallaşma)

Günümüz teknolojisinin geldiği noktada tüm iş ve süreçlerinizi dijitalleştirmeniz, dijital varlık yönetimi uygulamanız ve işinizi belli ölçülerde internete taşımanız çok önemli tasarruf fırsatları sunacaktır. Tasarrufun da ötesinde, hayatta kalabilmeniz için zaten bu anlamda birşeyler yapmanız mecburi. Konu ile ilgili olarak “İşinizi İnternete Taşımak” başlıklı yazımı da okumanızı tavsiye ederim.

 

İş Akış ve Doküman Yönetimi – Kağıtsız Ofis (Paperless Office) Çalışmaları

Eğer kullanmıyorsanız mutlaka bir iş akış (flow management) ve doküman yönetimi (document management) yazılımı kullanmalı, süreçlerinizi bu yazılım çerçevesinde dijitalleştirmeli, daha az kişiyle daha hızlı iş yapabilmeli ve bunların yanı sıra kağıt tüketiminizi sıfıra yaklaştırmalısınız. İş dünyasına baktığımızda da, işletmelerde tasarruf ile ilgili olarak yapılan işlerin başında bu kavramlara odaklanmak olduğu göze çarpmaktadır.

 

E-Fatura vb.

Fatura hacminize bağlı olarak, yasal süre öncesinde e-fatura ve diğer elektronik mali sistemlere entegre olmanız giderlerinizi düşürmeye yardımcı olabilir. Hali hazırda e-fatura mükkelefi iseniz, kullandığınız teknoloji, entegratör firma seçimi gibi konuları tekrar bir gözden geçirebilirsiniz.

 

 

Burada, işletmelerde tasarruf tedbirleri kapsamında değerlendirilebilecek yaklaşık 100 madde verilmiş bulunmakta ve gerek listedeki maddeler, gerekse açıklamaları sürekli olarak güncellenmektedir. Bununla birlikte; listede yer almayan ve olması gerektiğini düşündüğünüz, deneyimlediğiniz başkaca tedbirler için yorum kısmını kullanarak düşüncelerinizi paylaşmanızı rica ediyoruz.

 

İşletmelerde tasarruf konusu ile ilgili olarak aşağıdaki yazılar da ilginizi çekebilir:

Ciro mu Kar mı?

Kriz Dönemleri ve Tahsilat Stratejileri

Norm Kadro Nedir, Neden Önemlidir?

 

 

SUMMARY

We remember the concept of saving in times of economic crisis and when things are the worst and we only take savings measures during these periods. In fact, it is obvious that we need a constant and stable savings policy for profitability. Although the budget discipline guarantees the control of expenses to a certain extent, it is necessary to consider the concept of savings other than this and within the framework of reducing budgeted expenses. Also; It is necessary to impose on our operators that saving is not a shame, saving will not humiliate the business in the eyes of the staff and customers, and that saving is not a step before bankruptcy.

The other three facts that must be mentioned in the issue of savings measures in enterprises are the necessity of accepting this issue as a part of the corporate culture by creating a sense of savings in the personnel, knowing that wrong savings decisions will bring more harm to the business than benefit, and the indirect relationship between efficiency and savings.

Although the savings items that each business can apply depending on its sectoral dynamics and business manner are different; In this study, it will be tried to present a set of savings items in which each business can find titles that it can adapt to.

When we look at the literature and internet resources, it is seen that the subject is generally addressed under certain headings, it is examined only for businesses and there is no roadmap for savings in businesses.

In fact, the famous consulting firm Boston Consulting Group drew a general framework on the subject in 2012 and gathered the areas that could be saved under 5 main expenditure groups. By re-evaluating these titles, it would be beneficial to expand the scope of today’s business facts perspective and to create a guide (a checklist when necessary) beyond what has been presented to date. This is the purpose of this study.

 

0 comments on “İşletmelerde Tasarruf İçin Kapsamlı Bir Rehber

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir